“Si estamos en la era digital, ¿por qué gastamos tanto dinero en impresión en lugar de ahorrar?”
Esto es lo que le preguntó recientemente un empresario a Javier Carrero, fundador de TICPyme mientras realizaba una auditoría para analizar los sobrecostes que aquella, como tantas otras empresas, había observado en su parque de impresoras que no contaba con herramientas de gestión de impresión.
Esto es lo que el propio Javier le contaba a la redacción de Business News al respecto:
¿Que por qué gastamos tanto en imprimir en esta era digital y de desmaterialización?
Desde luego es una gran pregunta que invita a la reflexión.
Las empresas gastan mucho en tecnología digital, pero no por ello la impresión va a desaparecer pronto.
Por muy fuertes que sean los avances en cuanto a documentación digital, la mayoría de los negocios siguen necesitando imprimir informes, contratos, facturas o incluso en ocasiones correos electrónicos.
Como distribuidor de servicios gestionados de impresión y digitalización, TICPyme, trabaja con cientos de empresas que se han encontrado en esta tesitura.
Y en casi todos los casos la queja es la misma:
“¡Estamos gastando demasiado en imprimir!”
La buena noticia es que existe una manera de reducir drásticamente los costes de impresión.
Se llama impresión gestionada.
Pero ¿en qué consisten los servicios de impresión y digitalización gestionada exactamente?
Los servicios de impresión gestionados están pensados para ahorrar. Ahorrar recursos, energía, tiempo y, por supuesto dinero.
Se trata de servicios que detectan diferentes puntos débiles en el entorno de impresión de tu oficina e intentan deshacerse de todos ellos.
Igual mientras lees sobre estas soluciones de gestión de impresión piensas que tu empresa no se enfrenta a ese despilfarro. Piensa otra vez.
Si lo haces es muy probable que te des cuenta de que tus empleados y/o tu directamente caigáis con frecuencia en estas prácticas que aumentan tus gastos de impresión a final de mes:
- Imprimís automáticamente páginas a color cuando en blanco y negro en suficiente.
- Mandáis documentos a la impresora y os olvidáis de recogerlos.
- Sacáis en papel documentos innecesarios que podrían tratarse a través de un gestor documental.
- Compráis consumibles que no necesitáis para un equipo de impresión del que no estáis sacando el rendimiento adecuado.
Lo más probable es que estés haciendo todas (o casi todas) esas cosas.
Y justamente ahí es donde ayuda la impresión gestionada.
Cuando cuentas en tu empresa con un sistema de gestión de tu parque de impresión solo te limitas a pagar por lo que imprimes:
Tú tomas el control de tu parque para detener el desperdicio pudiendo calcular cuánto te puedes ahorrar en un solo año.
Algunos pasos que reducirán tus costes a la hora de imprimir tanto si cuentas con servicios de impresión gestionados como si no.
- Deshacerte de equipos de impresión innecesarios que no se adaptan a las necesidades reales, y reemplazarlos con equipos que te aporten una total funcionalidad.
- Configurar soluciones de impresión seguras para paliar los riesgos asociados con la impresión de material confidencial en equipos compartidos.
- Configurar el equipo a su estándar de impresión. Con un modo de impresión predeterminado en blanco y negro en lugar de color cuando se imprime desde ciertas aplicaciones (como Excel y Outlook).
Todos estos puntos (y muchos más) se puede llevar a cabo y ayudar a tu empresa a ahorrar a través de los servicios de impresión y digitalización gestionados; un servicio de valor añadido con el que puedes despreocuparte de todos los costes ocultos que provienen de la impresión y conseguir la mayor eficiencia posible.
