Las empresas españolas deben enfrentarse a un nuevo escenario legal que afecta directamente a la forma en que gestionan la jornada laboral de sus empleados. Las recientes modificaciones han introducido requisitos estrictos sobre el control horario obligando a la implementación de sistemas digitales para registrar las horas de trabajo.
Estas disposiciones buscan aumentar la transparencia y mejorar la eficiencia en la gestión laboral.
Nuevas exigencias del control horario
El fichaje digital es ahora un requisito legal para todas las empresas, sin importar su tamaño o sector. La ley establece que los registros en papel ya no son válidos, y que el control de la jornada debe realizarse a través de sistemas digitales automatizados. Soluciones como las que ofrece Factorial HR facilitan la implementación de estos sistemas, permitiendo a las empresas adoptar tecnologías que aseguran un registro preciso de las horas trabajadas, accesibles tanto para los empleados como para las autoridades de manera remota.
El acceso telemático facilita las auditorías por parte de la Inspección de Trabajo, lo que agiliza los procesos de supervisión y reduce las interrupciones en las operaciones de la empresa. Los datos registrados deben estar disponibles en cualquier momento, garantizando la transparencia en el cumplimiento de la jornada laboral y la protección de los derechos de los empleados.
Requisitos y prohibiciones clave
La normativa no solo establece la obligatoriedad del fichaje digital también prohíbe el uso de dispositivos biométricos, como el reconocimiento facial o las huellas dactilares, a menos que exista una justificación legal específica. Esto se debe a las preocupaciones en torno a la privacidad de los datos, y la ley exige que se utilicen métodos de control horario que no comprometan esta información sensible.
Además, las empresas están obligadas a conservar los registros de las jornadas durante al menos cuatro años. Esta medida garantiza que la información esté disponible para consultas futuras, ya sea por parte de los empleados, la administración o los tribunales en caso de conflictos laborales. La conservación adecuada de estos registros es fundamental para cumplir con las nuevas disposiciones y evitar posibles sanciones.
Reducción de la jornada laboral
La normativa de 2024 introduce cambios significativos en la forma de gestionar el control horario y también propone una reducción gradual de la jornada laboral. A partir de este año, la jornada semanal máxima se ha reducido a 38,5 horas, y se prevé que en 2025 la reducción alcance las 37,5 horas. Este ajuste busca mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, promoviendo una mayor conciliación y optimización de la productividad empresarial.
Esta medida supone un reto para las empresas, que deberán adaptar sus sistemas de control para reflejar las nuevas jornadas laborales, asegurándose de que el registro sea preciso y de que las pausas y descansos queden correctamente contabilizados. Cualquier fallo en este aspecto puede acarrear sanciones importantes, por lo que es crucial que los registros sean gestionados de manera eficiente.
Beneficios del fichaje digital
El fichaje digital ofrece numerosas ventajas tanto para las empresas como para los empleados. Para estos últimos, este sistema garantiza una mayor precisión y evita los errores derivados de los métodos manuales. Asimismo, al ser un sistema automatizado, los responsables de recursos humanos pueden generar informes completos de manera rápida y eficiente, lo que facilita la gestión de horas extras y descansos.
Para los empleados, el fichaje digital asegura que su jornada laboral quede registrada de manera fiable, lo que protege sus derechos en caso de disputas sobre las horas trabajadas.
Este sistema también es flexible, ya que permite el fichaje desde dispositivos móviles, lo que facilita su uso para quienes trabajan de manera remota o en modalidades híbridas.
Las empresas se benefician, al mismo tiempo, de la automatización y la reducción de la carga administrativa que implica la gestión manual del control horario. Los sistemas digitales optimizan el proceso, permitiendo que se concentren en otras áreas estratégicas. De esta forma, el acceso remoto a los registros facilita las auditorías y reduce el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos legales.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la normativa puede acarrear importantes sanciones para las empresas. Las multas por no implementar un sistema de fichaje digital adecuado o por no conservar correctamente los registros pueden llegar hasta los 10.000 euros por trabajador afectado. Estas sanciones buscan asegurar que las empresas cumplan con las nuevas exigencias y gestionen correctamente la jornada laboral de sus empleados.
En los contratos a tiempo parcial, la ley establece que, si no se registra adecuadamente la jornada, se presumirá que el contrato es a jornada completa. Esto implica que la empresa deberá demostrar lo contrario, aumentando la importancia de contar con un sistema de control horario fiable que cumpla con los requisitos legales.
Las modificaciones legales de 2024/2025 marcan un paso hacia la modernización del entorno laboral en España, obligando a las empresas a adaptarse a los nuevos requisitos de fichaje digital y control horario.
Estas medidas aseguran el cumplimiento de la normativa, mejorando la transparencia y la eficiencia en la gestión de las horas trabajadas.
Aquellas que aún no han adoptado estos sistemas deben actuar con rapidez para evitar sanciones y optimizar su operativa interna.
Para más información en Factorial HR estarán para apoyarle y asesorarle en todo el proceso.
